Érezted már úgy, hogy hiába dolgozol megfeszített tempóban, mégsem haladsz a feladataiddal? Mintha a munkahelyen töltött időd minden másodperce tűzoltás lenne? Vagy éppen motivációhiánnyal küzdesz? A következő cikkben olyan tippeket mutatok a hatékony időbeosztással kapcsolatban, melyekkel strukturáltabbá teheted a munkanapjaidat.

Már középiskolás koromtól kezdve arra törekedtem, hogy minél tudatosabban haladjak a céljaim felé. Imádtam határidőnaplót vezetni, beosztani, hogy melyik dolgozatra mikor kell elkezdenem készülni, ahhoz, hogy sikeresen a végére érjek a tananyagnak. A főiskola alatt ez egyre csak fokozódott, de még mindig a saját módszereimet alkalmaztam. Ez akkor vett fordulatot, amikor elkezdtem dolgozni. Azt éreztem, hogy szükségem van egy külső segítségre, mert a határidőnapló már kevés volt a csapongó gondolataim rendszerezésére. HR vezetőként már egy viszonylag kifinomult naptárazási, teendőlista vezetési módszerrel rendelkeztem, ami rengeteg stressztől megkímélt. Nem célom ezzel az írással, hogy minden irányzatot részletesen bemutassak, amit kipróbáltam. Mindenkinek azt tanácsolom, hogy tanulmányozzon egyet alaposabban, alkalmazza néhány hónapig, majd szabja a saját igényeihez. Segítségképp hivatkozni fogok minden itt felmerülő könyvet az írásom végén.

Amikor elkezdtem mélyebben beleásni magam a munkaidőm menedzselésébe két érdekes könyvbe botlottam. Ezek alapvetően a munkához való viszonyomat formálták. Az egyik Tim Ferris 4 órás munkahét c. műve, a másik A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása Stephen R. Covey-tól. Ha esetleg nem olvastad, szívből ajánlom őket, utóbbiban a feladatokat is érdemes elvégezni. Annak a rendszernek az alapját, amit most használok, két time management módszer adja. Az egyik a Bullet Journal Ryder Carroll-tól, a másik pedig David Allen GTD-je, melyekről már rengeteg oldalon lehet olvasni, én mégis az ötletgazdák könyveit ajánlom (a linkeket szintén lent találod).

Mielőtt rátérnénk a hatékony időbeosztásom alapját adó elvekre, nézzük meg miért éri meg neked ezzel a témával foglalkozni?

• Csökken a stressz az életedben, hiszen mindig a legfontosabb és a legnagyobb sikert okozó feladaton fogsz dolgozni.
• Több munkát tudsz elvégezni, rövidebb idő alatt.
• Utóbbit a főnökeid is gyorsan észre fogják venni és bezsebelheted az elismerő megjegyzéseket.
• Ha pontosan tudod, milyen feladataid vannak, és azokat milyen határidőre kell elvégezned, könnyebben delegálhatsz közülük a beosztottjaidnak.
• Végre megengedheted magadnak, hogy a szabadidődet tényleg a pihenéssel és ne a munkán való kattogással töltsd.

Gondolkodj távlatokban

Ehhez érdemes felosztanod a feladataidat az Eisenhower mátrix szerint. Vannak sürgős és fontos teendők, amiket azonnal el kell végezned, nem sürgős és fontos feladatok, amik beütemezésre várnak. Emellett sürgős és nem fontos teendők, amiket valószínűleg más is el tud végezni, tehát delegálhatod őket, ill. nem sürgős és nem fontos dolgok, amiket egyszerűen törölhetsz. Biztosan észrevetted már, hogy akár napok, hetek is eltelhetnek, amikor csak a sürgős és fontos feladatokkal törődsz, vagyis tüzet oltasz. Ezt a rettentően stresszes és soha véget nem érő folyamatot csak azzal lehet megállítani, ha tudatosan időt szakítasz a fontos, de nem sürgős részre. Milyen teendők lapulhatnak itt? Határidős munkák, amiket már jó előre fel lehet vezetni a naptárba, mint pl. egy kimutatás, amit minden hónap utolsó munkanapján kell leadnod. Olyan ötletek, amiknek a kivitelezésére nem marad időd a mindennapi hajtásban, de pl. hosszú távon lényegesen egyszerűsítenék a munkádat. Gondold át, milyen feladatok tartoznak nálad az egyes kategóriákba és próbáld ki milyen az előre betervezett feladatokra építeni a mindennapjaidat. Érdemes ezeket idővel egy projekttervezőben is részletesen kidolgozni és a részfeladatokhoz határidőt társítani.

Tervezd meg a napodat, különben más teszi meg helyetted

Válassz egy alkalmas időpontot, amikor nyugodtan rá tudsz szánni pár percet az előtted álló nap megtervezésére. Van-e olyan projekted, határidős munkád, amivel kapcsolatban ma kell egy feladatot elvégezned? Milyen megbeszéléseid lesznek, kell-e rájuk készülnöd? Milyen feladatod van, amit a felettesednek kell elkészítened? Saccold meg, kb. mennyi időt vesznek ezek igénybe. Nap végén tisztázd le, mit sikerült elvégezned, mit kell esetleg átvinned egy következő napra és mi az, ami időközben lényegtelenné vált.

Delegálj

Ha van beosztottad, őt is kérdezd meg, miből fog állni a munkanapja és delegálj számára feladatokat. Annyira egyszerűnek hangzik ez a kijelentés, mégis rengeteg vezetőnél okoz nehézséget, hogy nem használják ki az embereik idejét, miközben ők összeroskadnak a feladatok alatt. Számtalan oka lehet, hogy ez miért történik meg, de én egyet emelnék ki: a delegáláshoz idő kell. Ez pedig sokszor hiányzik, ha reggel azonnal beleveted magad a fontos és sürgős feladatok megoldásába. Miután megtervezted a napodat szánj rá tudatosan időt, hogy a beosztottjaiddal is megtedd ugyanezt.

Vezess teendőlistát

Rögtön belekezdesz, ha egy új feladatot kapsz, és ez teljesen szétforgácsolja az idődet? Írd fel, és majd ha végeztél azzal, amiben aktuálisan benne vagy, foglalkozol vele. Rengeteg energiát elvesz, amikor kizökkentenek egy munkamenetből, ráadásul egy idő után képtelenség lesz lépést tartanod a félkész munkáiddal. Nem emlékszem olyan esetre, amikor ne fogadta volna el valamelyik kollégám vagy felettesem, hogy egy kicsit várnia kell. Sokszor nem is ők, hanem mi támasztjuk magunkkal szemben azt a magas elvárást, hogy azonnal válaszolnunk kell egy igényükre. Ne aggódj, az esetek 99%-ban tudnak várni!

Priorizálj

Előfordul, hogy a gondos tervezés ellenére elhatalmasodik a káosz és egyszerre zúdul rád több fontos-sürgős feladat is. Nem fogsz tudni mindegyikkel egyszerre foglalkozni, ezért állíts fel egy fontossági sorrendet. Pl. ha a főnöknek kell egy nagyon SOS munkát elvégezni, akkor kezdd azzal és utána nyugodtabban tudsz visszatérni a napi teendőlistádhoz. Ha mindent egyformán fontosnak érzel, akkor egyszerűen csak bökj rá az egyikre és kezdd el megoldani! Ilyenkor nem tudsz rosszul választani, csak akkor ha egyáltalán nem választasz.

Havi, heti és napi tervező

Említettük a nap megtervezését, ezzel kapcsolatban azonban sokan esnek abba a hibába, hogy mindent szeretnének egy napba bepréselni. Idővel érdemes tágítanod a horizontot és felvázolni a heti, a havi, sőt az éves főbb feladatokat is. Ez nálam úgy néz ki a gyakorlatban, hogy novemberben és decemberben átgondolom, milyen projektekkel végeztem/végzek a tárgyévben és mivel szeretnék foglalkozni a következő évben. Ezt követően felmérem, ezek mennyi időt vesznek nagyjából igénybe, majd arányosan szétosztom őket a negyedévek között. Miután kidolgoztam a főbb lépéseket is, egyre inkább látszik, mely hónapban mely feladattal kell végeznem. Ezek kerülnek be a havi tervezőbe a határidős feladatokkal együtt, amiket elég hónap elején átnéznem és minden hétre beütemeznem, amit aktuálisan el kell végeznem. Így érünk el a folyamat végén a napi tervezőig. A túlszervezést úgy kerülheted el, ha minden tervezőbe csak azok a feladatok és határidők kerülnek be, amiket abban a hónapban, azon a héten, napon feltétlenül el kell végezned. Amikor áttolsz egy teendőt a következő időszakra, érdemes elgondolkodnod rajta: valóban szükséges ezt megoldanom? Ha valamit hetekig, hónapokig nem tudsz elvégezni, akkor valószínűleg nem.

Visszatekintés

Szánj rá időt, hogy évközben is néha megállj és visszatekints az elmúlt hónapra, negyedévre. Sokszor érezheted azt, hogy semmit nem haladtál, de visszanézve az elvégzett feladatok megcáfolhatják ezt. A rengeted teendő mellett fordíts arra is időt, hogy megünnepeld a sikereidet és tudatosítsd miket értél el! Elégedettség és önbizalom növeléshez sem utolsó ez a módszer, valamint csökkentheted vele a kiégés esélyét.

Ha szeretnéd növelni a tudatosságod a hatékony időbeosztással kapcsolatban vagy kérdésed merült fel, jelentkezz bátran az első díjmentes karrier coaching konzultációra.

Hivatkozások:

Tim Ferris: 4 órás munkahét

Stephen R. Covey: A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása

Ryder Carroll: A Bullett Journal módszer (jelenleg csak antikvár példányok elérhetők)

David Allen: Hatékonyságnövelés stresszmentesen