Számos cikk és letölthető munkafüzet kering az interneten évzárás, ill. évtervezés témakörben. Hasznosnak találom ezeket az írásokat, hiszen jómagam is 2014 óta minden évben időt szánok a visszatekintésre és a tervezésre. Két szempontot azonban hiányolok:

1. Rövid időtávról szólnak, konkrétan mindig a következő év megtervezéséről.
2. A célok beütemezéséhez nem adnak támpontot.

Ebben a cikkemben az első pontra kínálok megoldást David Allen egyik módszerével, melyről a Hatékonyságnövelés stresszmentesen c. könyvében olvashatsz részletesen.

Hatszintű modell

A modell alapján a céljainkat, feladatainkat 6 szintre tudjuk besorolni, melyek különböző időtávokat ölelnek fel. A jelenben találjuk az aktuális teendőket, projekteket és a fókuszterületeket, a jövőben a célokat, a jövőképet és a küldetést.

A sorrendiséggel kapcsolatban több opció is lehetséges:

1. A szerző azt tanácsolja, hogy alulról felfelé végezzük el a feladatok feldolgozását, hiszen az épp aktuálisan minket foglalkoztató teendők mindig elveszik az energiát a feljebb lévő szintektől.
2. Személy szerint én az alapszinttől a 2. horizontig haladtam, majd az 5-3. horizontot gondoltam át. Számomra könnyebb volt az alapelveim tudatosítása után megfogalmazni az 1-5 éves céljaimat.
3. További opció lehet, hogy a küldetésektől haladunk az alapszint felé.
4. Mivel a jövőbeli feladatokat gyakran nehéz a 3-5. horizont valamelyikébe besorolni, ezért az is egy jó megoldás, ha ezekről összevontan gondolkodunk.

Én az egyszerűség kedvéért a könyv által javasolt sorrendben ismertetem az egyes szinteket, a döntést pedig rád bízom, melyik opciót választod :)

Alapszint: aktuális teendők és 1. horizont: aktuális projektek

Végy egy papírt és kezd el felírni azokat a feladatokat és projekteket, amik jelenleg foglalkoztatnak. (Projektnek tekintünk mindent, ami egynél több feladatból áll.) Előfordulhat, hogy több száz sort fogsz megtölteni és valószínűleg felszabadul az elméd a teendők sürgető nyomása alól. Így már jobban tudsz koncentrálni a következő szintekre. Amennyiben vezetsz listát vagy mind mapet a feladataidról, nem szükséges újraírnod, csak nézd át és egészítsd ki a most felmerülő dolgokkal.

2. horizont: fókuszterületek és felelősségi körök

Ide tartoznak a munkánkhoz kapcsolódó szakmai szerepeink, mint pl. személyzetfejlesztés, rendszertervezés, hosszú távú tervezés, ügyfélszolgálat, marketing és személyes szerepeink, úgymint szülői szerep, párkapcsolat, egészség, önkéntesség, személyes pénzügyek, önfejlesztés. Ezek alapján írd össze, milyen meghatározó területek vannak az életedben. Előfordulhat, hogy néhány feladat vagy projekt még eszedbe jut, ezeket vezesd fel az előző listára.

3. horizont: célok

Avagy mit szeretnél 1-2 éven belül elérni a munkádban és a magánéletedben. Nagyjából ezen a szinten zajlik az évzárás-évtervezés. Néhány kérdés, amit itt érdemes átgondolnod:

• Hol tartasz most ahhoz képest, amerre menni szeretnél, és hogyan fogsz oda eljutni?
• 1-1,5 év múlva vajon mivel fogsz foglalkozni, milyen lesz a munkád jellege?
• Milyen dolgokat fognak a gyermekeid az elkövetkezendő években csinálni és miket kell neked emiatt másképp tenned?
• Milyennek szeretnéd látni az életteredet, otthonodat?
• Miben szeretnél fejlődni?
• Milyen pénzügyi céljaid vannak a következő 1-2 évre?

4. horizont: jövőkép

A 3. horizontnál feltett kérdéseket gondold át 3-5 éves időtávban is, ill. sorold át ide azokat, amik 2 év alatt nem valósíthatóak meg valamilyen okból. Pl. ha kertes házat szeretnél venni, jelenleg 0 Ft megtakarításod van és nem akarsz hatalmas hitelt, akkor ez a jövőképhez fog tartozni. Kérdések, amiket érdemes magadnak feltenned:

• Milyen hosszabb távú karrier céljaid vannak?
• Mik a családodat, családi állapotodat, ill. életminőségedet érintő terveid?
• Milyen pénzügyi céljaid vannak?
• Milyen külső tényezők befolyásolják az életedet? (pl. munkahelyedet érintő technológiai változások, piaci trendek, a vállalatod szervezeti stratégiája, politikai helyzet változása)

5. horizont: küldetés és alapelvek

Ezen a szinten találod a téged leginkább jellemző alapelveket, a gondolkodásmódodat, a személyiséged magját.

Megfontolandó kérdések:

• Mi irányítja a döntéseidet a magánéletedben és a munkádban?
• Miért jött létre a vállalatod?
• Mit adhatsz a világnak? Miért van szükség rád a cégednél?
• Mi az, ami igazán fontos számodra, bármit is hoz a jövő?
• Mik az erősségeid?
• Mi tesz boldoggá a magánéletedben és a munkádban?

A kérdések nyomán kikristályosodó küldetésed határozza meg, mi válik fontossá a további szinteken. Ezért bármilyen sorrendet is alkalmazol a horizontok átgondolásánál, érdemes végigmenni a küldetés tudatosítása után is az egyes feladatokon és kigyomlálni azokat, amik nem összeegyeztethetőek az alapelveiddel. Ha ezt tudatosan megteszed év közben is a tennivalóid heti, havi áttekintésénél, egy idő után már nem a másoknak való megfelelés miatt kerülnek fel feladatok a listádra.

Az évtervezés során falakba ütköztél, esetleg van olyan terület, ahol támogatásra van szükséged? Keress bátran a következő elérhetőségeim valamelyikén!